Votre gestionnaire vous a confié une tâche qu'il a définie comme étant très simple. Vous devez traiter les données dans un tableur en utilisant Microsoft Excel afin d'obtenir les résultats requis. Malheureusement, bien que vous sachiez utiliser certaines fonctions de base d'Excel, vous n'avez jamais utilisé de formules. C’est un outil qui vous est, désormais, indispensable pour effectuer votre travail et, pour cette raison, vous vous demandez comment utiliser les formules d'Excel.
C’est certain que c'est exactement comme ça, n'est-ce pas ? Alors vous n'avez pas à vous inquiéter, car on a toutes les réponses que vous cherchez. Dans ce guide, en fait, vous allez voir comment utiliser des formules Excel pour effectuer des calculs sur les données de votre tableur. Mais d'abord, pour vous faire comprendre ce que nous allons faire encore mieux, on va vous expliquer ce qu'est une formule et quels sont ses éléments.
Ah vraiment !? Vous avez hâte de commencer à lire les conseils qu’on vous a préparés ? Alors qu'attendez-vous ? Allez, asseyez-vous confortablement et prenez quelques minutes de votre temps libre, afin de lire attentivement les informations qui vont vous être données dans les prochains chapitres et d'apprendre à remplir une formule en Excel. Êtes-vous prêt ? Êtes-vous prêt ? Eh bien bonne lecture et, surtout, bon travail !
Qu'est-ce qu'une formule Excel
Microsoft Excel est un logiciel qui permet, grâce à l'utilisation d'un tableur, de gérer des données et d'effectuer des calculs, qui sont réalisés à l'aide de formules.
Une formule Excel est, pour le dire simplement, une chaîne de caractères par laquelle vous déclarez le calcul que vous voulez faire sur les données en votre possession. Il est composé de plusieurs éléments qui sont, en général, récurrents.
Pour vous faire comprendre cet argument, voici comme exemple la formule =SE(A1>0 ; "Positif" ; "Négatif") qui est composée de la fonction SE(), d'une référence (A1), d'une constante (0) et de plusieurs opérateurs (par exemple, le signe >). Tous ces éléments sont presque toujours présents dans les formules, bien que dans certains cas, il puisse y avoir des exceptions, en fonction du calcul à effectuer.
Pour mieux comprendre le fonctionnement d'une formule Excel, dans les prochains chapitres, est expliqué en détail ce que sont ces formules et comment utiliser les différents éléments que j'ai mentionnés précédemment.
Les fonctions
Souvent, une formule est confondue avec une fonction. Comme expliqué dans le chapitre précédent, une formule est une déclaration faite par l'utilisateur pour effectuer un calcul. Une fonction, cependant, est un code déjà défini dans Microsoft Excel, qui vous permet d'effectuer une opération spécifique.
Pour reprendre l'exemple qu’on vous a donné au chapitre précédent, la fonction SE() n'est pas une formule, car elle exprime simplement un concept : obtenir un résultat vrai ou faux, à partir d'une condition donnée. Lorsqu'elle est transcrite à l'intérieur d'une cellule, en mettant le signe = et en indiquant tous les autres arguments, on obtient une formule basée sur la fonction SE().
Les fonctions peuvent être utilisées individuellement, dans une formule ou être concaténées les unes avec les autres, créant ainsi des formules plus complexes, ce qui déclare un calcul qui ne pourrait jamais être fait avec une seule fonction.
Dans Microsoft Excel, de nombreuses fonctions sont disponibles dans différents domaines de calcul. Celles qui concernent les questions financières, les statistiques, la trigonométrie ou la logique, pour ne citer que quelques exemples.
Les fonctions peuvent être appelées à l'intérieur d'une cellule en tapant d'abord le signe =, puis en indiquant leur paramètre de déclaration. Dans le cas de la fonction SE(), vous devez taper SE. Ce faisant, une info-bulle s'affichera sous la cellule (c'est-à-dire un indice), qui vous donnera les indications pour la compilation correcte de la fonction.
Si vous ne connaissez pas la fonction à utiliser, dans Excel pour Windows et macOS, vous pouvez l'appeler en cliquant sur le bouton Insérer une fonction dans l'onglet Formules. Si, par contre, vous utilisez Excel Online, vous pouvez appeler le même panneau en utilisant le bouton Fonction de l'onglet Insertion.
Enfin, en ce qui concerne l'application Excel pour Android ou iOS, vous pouvez ajouter une formule en utilisant le menu déroulant en bas, en sélectionnant Formules (sur les smartphones), ou en utilisant l'onglet en haut (sur les tablettes).
Les opérateurs
Toute formule utilisée dans Microsoft Excel nécessite l'utilisation d'opérateurs. Ce ne sont que des symboles qui définissent une opération spécifique dans le calcul, en fonction de la catégorie à laquelle ils appartiennent.
Même la formule la plus simple =A1, écrite dans la cellule B1 de la feuille de calcul, est composée par l'opérateur =. Ce dernier est indispensable pour écrire une formule et commencer, par conséquent, le calcul qui y est lié.
Parmi les opérateurs que vous pouvez utiliser dans une formule, il y a ceux qui servent à la comparaison, comme le signe = qui, en plus de ce qui a déjà été dit dans les lignes précédentes, sert également à déclarer que deux valeurs doivent être égales. Ensuite, il y a les signes > et < qui expriment respectivement si une valeur doit être supérieure ou inférieure à une autre. Ces derniers signes, combinés avec l'opérateur =, expriment plutôt qu'une valeur doit être supérieure ou égale (ou inférieure ou égale) à une autre.</p>
Il existe, également, d'autres opérateurs qui servent à définir les intervalles entre les cellules, comme le signe : (les deux points) ou à regrouper des arguments, comme les parenthèses rondes. Un autre opérateur, souvent présent au sein d'une fonction, est celui exprimé par le signe ; (le point-virgule), qui permet de séparer les arguments d'une fonction les uns des autres.
Les références
Après avoir défini les fonctions et les opérateurs, un autre élément récurrent dans une formule est la référence. Celle-ci a une fonction similaire à la variable d'une formule mathématique. Les références sont, en fait, exprimées par des liens cellulaires.
En prenant la formule =LENGTH(A1) comme exemple, le terme A1 représente une référence de cellule qui peut contenir n'importe quelle valeur définie par l'utilisateur. Il ne doit pas, nécessairement, être une valeur numérique ou textuelle que vous avez tapée dans la cellule, mais il peut, également, être le résultat d'un calcul effectué dans la cellule elle-même.
Les références peuvent être exprimées par une seule cellule (A1) ou par un intervalle (A1:A100) défini par l'opérateur avec le signe : (les deux points), dont je vous ai parlé dans le chapitre précédent. Une formule qui contient une référence de cellule fera varier le résultat de son calcul, en fonction des données saisies dans la cellule elle-même.
Lorsque les formules sont répétées dans les autres cellules, par l'opération de glisser-déposer, la référence de la cellule change de forme. Si dans la cellule B1 vous avez écrit une formule qui contient une référence à la cellule A1, en la faisant glisser vers la cellule en dessous (B2), la référence passera automatiquement à A2. Dans ce cas, la ligne de la référence de la cellule change. Cela se produit, également, lorsque la répétition de la formule se fait horizontalement, ce qui entraîne une variation de la colonne dans la référence de la cellule.
Dans certaines formules, l'opération décrite ci-dessus peut entraîner des erreurs de calcul, car certaines références doivent rester ancrées à une cellule, sans aucune variation lors de la translation des lignes ou des colonnes. Dans ce cas, vous devez utiliser l'opérateur $ à l'intérieur de la référence, comme on va l'expliquer dans les prochaines lignes.
En plus de ce qui a été dit dans les lignes précédentes, une référence peut également être un nom. Les noms ne sont rien d'autre que des références dans des données définies par l'utilisateur, comme une plage de cellules, une fonction, une constante ou un tableau. Les noms peuvent être définis par l'utilisateur via l'onglet Formules et en sélectionnant le bouton Gestionnaire de noms.
Les constantes
Enfin, les derniers éléments qui peuvent vous être utiles dans une formule sont les constantes. Une constante n'est rien d'autre qu'une valeur définie par l'utilisateur qui n'est pas variable. Une constante est, donc, déconnectée du concept de cellule, car elle doit être une donnée immuable.
La constante peut être une valeur numérique ou textuelle, selon le calcul à effectuer. Prenez, par exemple, la formule =SE(A1>0 ; "Positif" ; "Négatif"). La valeur 0 représente une constante pour la référence de la cellule A1. Cela ne peut pas varier, car nous demandons que toutes les valeurs de la cellule A1 soient des nombres positifs.
Les arguments ultérieurs de la fonction SE() sont, également, des constantes. Les termes Positif et Négatif sont les conditions de véracité que la formule doit exprimer, selon la condition déclarée. Ces constantes ne sont pas modifiables, car elles ont été spécifiées par l'utilisateur.
Ces conditions de véracité de la formule peuvent, également, être remplacées par d'autres fonctions, rendant ainsi la valeur dynamique susceptible de variations, en fonction des références cellulaires qu'elles contiennent. Vous verrez mieux l'explication de ce concept dans un chapitre ultérieur du tutoriel.
Je vais compiler une formule Excel
Maintenant que vous connaissez tous les éléments qui peuvent vous servir dans une formule, il est temps de voir comment en compiler une.
Prenons comme exemple une formule qui vise à vérifier si le code des impôts appartient à une personne de sexe féminin ou masculin.
=SE(VALORE(DESTRA(SINISTRA(A1;11);2))
Dans l'exemple ci-dessus, la cellule A1 contient un numéro d'identification fiscale d'une personne physique. Si on ne le savait pas, un nombre au dixième et onzième chiffre, qui correspond au jour de la naissance, est exprimé dans le code des impôts. Alors que chez les hommes, cette valeur se situe entre 1 et 31 (les jours du mois). Chez les femmes, la valeur 40 est également ajoutée.
Cela dit, compte tenu de l'objectif défini dans les paragraphes précédents, il sera nécessaire d'extraire cette valeur à deux chiffres du code des impôts et de la comparer aux données en sa possession. Pour ce faire, vous avez besoin de la combinaison des deux fonctions DROITE() et GAUCHE(), qui vous permettent d'extraire un certain nombre de caractères définis d'une chaîne. Cette valeur doit ensuite être transférée avec la fonction VALUE(), afin qu'elle soit reconnue comme un nombre. En fait, les chiffres allant de 01 à 09 sont interprétés comme du texte par Excel mais, grâce à la fonction VALUE(), ils seront convertis en chiffres.
Dans ce cas, la formule LEFT(A1;11) vous permettra d'extraire les 11 premiers caractères (constante) d'une chaîne contenue dans la cellule A1 (référence) à partir de la gauche. Le résultat obtenu, qui n'est pas une constante, sera utilisé comme référence pour la fonction RIGHT(), par laquelle l'extraction des 2 premiers caractères (constante) est demandée, en partant de la droite de la chaîne.
La fonction VALUE(), en revanche, n'a besoin que d'une référence de cellule comme argument pour convertir son contenu en une valeur qui peut être utilisée dans la formule. Dans ce cas, la référence sera donnée par le résultat de la fonction RIGHT().
Pour définir si un numéro de sécurité sociale appartient à un homme ou à une femme, il peut être utile d'utiliser la fonction SE(). Dans ce cas, vous devez indiquer comme premier argument la condition de véracité du calcul. Ce que vous voulez savoir, c'est si le résultat obtenu est inférieur ou égal à 31, afin d'identifier le code fiscal comme appartenant à un homme. Des valeurs différentes de celles indiquées indiquent qu'il appartient plutôt à une femme.
Dans ce cas, la valeur extraite par la fonction VALUE() sera la référence requise par la formule, qui doit être comparée à la valeur 31 (constante) par l'opérateur avec signe
Évidemment, comme déjà expliqué dans les chapitres précédents, la formule doit être précédée du signe =, sans lequel le calcul requis ne peut jamais avoir lieu.