Il n'est plus de doute ! Grâce au développement technologique, le monde est devenu un petit village malgré les distances physiques qui existent. Cela se concrétise de plus en plus à travers les possibilités qu'internet nous offre avec des mises à jour régulières. C'est ainsi qu'aujourd'hui, il est possible de signer des documents administratifs et professionnels à distance. Si vous voulez en savoir plus sur ce sujet et comment s'y prendre, lisez attentivement !
Pourquoi créer une signature électronique ?
Il existe une multitude de raisons pour lesquelles on peut se référer à la signature digitale. Cela peut arriver, principalement dans les circonstances ou les consentants se trouvent à des distances littéralement opposées.
Par exemple, vous imaginez qu'il vous est arrivé d'obtenir un contrat de collaboration en Europe, dans votre domaine d'expertise (création et développement de site web, community management), alors que vous vivez en Afrique. Ou bien, considérez que vous travaillez en entreprise et que vous avez besoin de l'aval de votre supérieur hiérarchique pour une action urgente pendant que celui-ci se trouve peut-être en voyage à l'extérieur du pays, qu'auriez-vous fait ? Au lieu de permettre à la distance de ralentir un travail ou un contrat important, il s'impose de creer une signature electronique.
Ainsi dite, la signature électronique peut être appliquée à tous les types de documents professionnels et administratifs. C'est-à-dire, notamment, les :
- Devis, conditions de vente, contrats de vente ;
- Contrat de travail ou de collaboration, d'avenants, notes de frais ;
- Factures, bons de commande, accord de confidentialité.
Vous l'auriez compris, la signature en ligne permet de simplifier les échanges quand les consentants d'un accord situé à des endroits différents. Ainsi, ils peuvent apposer leurs signatures sur le même document au même moment.
Par ailleurs, une signature en ligne est l'option idéale si l'objectif est de faciliter le quotidien de ses collaborateurs et éviter les encombres du papier. Pour y arriver, faites signer vos documents en présentiel à l'aide d'un ordinateur portable (PC), d'une tablette ou même d'un Smartphone. Cette option est très utile pour des points de vente, des équipes mobiles, des agences de livraison dans l'amélioration de la qualité des procédures administratives.
Quelles sont les principales étapes pour faire une signature électronique ?
Maintenant que vous savez les raisons qui peuvent amener à utiliser une signature électronique, vous aimerez sûrement : comment faire une signature électronique ? Voici 6 conseils pour y arriver efficacement :
- Équipez-vous d'un certificat de signature électronique : signer un document en ligne est une action très délicate qui expose le signataire à des tentatives cybercriminelles. Le certificat de signature en ligne est un document numérique qui consiste à décliner l'identité du signataire (nom, prénom, organisation, entreprise et fonction occupée…). Elle doit être délivrée par une autorité de certification afin que la signature soit conforme RGPD (règlement général sur la protection des données).
- Faites usage d'une solution de signature électronique : Il existe une multitude de plateformes ou d'applications mobiles pour rendre cette tâche plus aisée. Ici, il faudra se renseigner et choisir la solution la plus efficace et la plus sécurisée.
- Uploadez le document à signer et lisez-le foncièrement : vous devez lire un document avant d'y apposer sa signature. Si vous constatez que, d'une manière ou d'une autre, elle n'est pas conforme à ce que vous avez convenu, notifiez-le à l'expéditeur et ne signez pas avant d'avoir satisfaction. Dès que tout est prêt, passez à l'étape suivante.
- Créez une signature conforme à votre signature physique : ceci est très important pour la validité et l'originalité du document que vous signez. C'est ce qui le rend authentique, quand il s'agira de vérification ou de litige.
- Vérifiez votre signature et avant d'envoyer votre version à votre correspondant : puisqu'il ne s'agit pas d'une signature physique, il faudrait mieux vérifier tout le processus avec insistance.
Enfin, veillez à ne pas envoyer votre version sans l'avoir relue.
Quelle est la valeur juridique d'une signature en ligne ?
Selon la loi, les signatures électroniques possèdent la même valeur juridique que les signatures manuscrites. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle l'erreur n'est pas permise, au risque la faire invalider. C'est aussi pourquoi une certification de signature électronique.
En Europe, la signature doit répondre aux exigences du règlement européen eIDAS (electronic Identification And Trust Service, règlement de l'identification et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein des pays de l'UE). Ce règlement permet l'horodatage de ce document et de démontrer que le (s) ou fichier (s) n'ont pas été altérés, qu'ils sont opposables et que les actions réalisées sont traçables. Selon l'article 1367, la France considère la signature électronique comme équivalente à la signature manuscrite.
Pour attester de la valeur juridique de la signature électronique, il est important d'identifier le signataire de manière formelle et fiable. Il faut également fournir les preuves de son consentement et l'intégralité du document signé.